KI-Automatisierung
Der virtuelle Mitarbeiter: repetitive Arbeit, zuverlässig erledigt
Ein virtueller Mitarbeiter übernimmt wiederkehrende Aufgaben in Ihrem Unternehmen – per Messenger oder E-Mail beauftragt, mit privat gehosteter KI ausgeführt und von Menschen freigegeben. Jede Rolle hat klare Berechtigungen, jede Aktion bleibt nachvollziehbar.
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Ausgangslage: Wiederholung bindet Fachkräfte
Wiederkehrende Aufgaben wie Rechnungen erfassen, Anfragen vorsortieren und Standard-Mails beantworten sind nötig. Sie binden jedoch Zeit, die Ihrem Team für die eigentliche Arbeit fehlt. Und jeder manuelle Übertrag ist eine Fehlerquelle.
- Fachkräfte verbringen einen erheblichen Teil ihrer Woche mit Routine statt mit Inhalt.
- Manuelle Überträge zwischen Postfach, System und Tabelle sind fehleranfällig.
- Nachts, am Wochenende und in Spitzenzeiten bleibt Routine liegen.
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So arbeitet ein virtueller Mitarbeiter
Sie schicken dem virtuellen Mitarbeiter eine Nachricht – im Messenger Ihrer Wahl oder per E-Mail. Dahinter arbeitet ein privat gehostetes Sprachmodell, in Ihrer Infrastruktur oder in unserem deutschen Rechenzentrum. Der Agent liest die Nachricht, entnimmt die relevanten Daten und handelt – ausschließlich innerhalb seiner festgelegten Berechtigungen.
- Kanäle: WhatsApp Business, Nextcloud Talk, Matrix, Slack oder E-Mail – Sie entscheiden, wo die Arbeit ankommt.
- Modelle: privat gehostet, ohne Umweg über öffentliche KI-Dienste; Ihre Daten verlassen den vereinbarten Betrieb nicht.
- Identität: Jeder Agent hat eine eigene E-Mail-Adresse und erscheint in Ihren Systemen als klar benannte Rolle.
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Beispiel Buchhaltung: erfassen ja, freigeben nein
Der virtuelle Mitarbeiter für Buchhaltung nimmt Rechnungen entgegen – als Nachricht im Messenger oder als E-Mail-Anhang. Er prüft die Rechnung, trägt sie in Ihre Buchhaltung ein und legt sie zur Freigabe vor. Bezahlen oder freigeben kann er nicht: Das bleibt bei Ihren Mitarbeitenden, mit einem Klick.
- Eingang: Rechnung per Messenger-Foto, PDF im Chat oder E-Mail-Anhang.
- Verarbeitung: Beträge, Daten und Zuordnung werden extrahiert und als Buchungsvorschlag eingetragen.
- Freigabe: Ein Mensch prüft und genehmigt – der Agent hat weder Zahl- noch Freigaberechte.
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Weitere Einsatzfelder
Überall dort, wo Anfragen strukturiert weiterverarbeitet werden müssen, übernimmt ein virtueller Mitarbeiter die Vorarbeit – fachlich begrenzt auf seine Rolle.
- Support: liest eingehende Anfragen, erstellt Tickets und weist sie dem richtigen Team zu.
- Posteingang: sortiert Standard-Mails, beantwortet wiederkehrende Fragen und eskaliert Ausnahmen an Menschen.
- Dokumente: legt eingehende Unterlagen in den richtigen Ordnern ab und hält Ablagestrukturen aktuell.
- Termine: koordiniert Besprechungen, verschickt Einladungen und führt Protokoll.
Rollen
Unsere Pläne
Jeder virtuelle Mitarbeiter bekommt eine klar umrissene Rolle mit eigenen Berechtigungen. Sie starten mit einer Rolle und erweitern, wenn es passt.
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Starter
Ein virtueller Mitarbeiter für ein Aufgabengebiet – etwa Buchhaltung oder Ticket-Erstellung.
- Ein Agent, eine Rolle
- Messenger- oder E-Mail-Kanal
- Freigabe durch Menschen
- Eigene E-Mail-Adresse
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Team
Mehrere virtuelle Mitarbeiter für verschiedene Bereiche, zentral verwaltet.
- Alle Funktionen aus Starter
- Mehrere Rollen und Kanäle
- Gemeinsame Postfächer
- Auswertung der Arbeitslast
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Custom
Individuelle Rollen, Berechtigungen und Anbindungen an Ihre Fachsoftware.
- Alle Funktionen aus Team
- Anbindung an ERP, CRM und Fachverfahren
- Fein granulierte Berechtigungen je Rolle
- Betrieb in Ihrer Infrastruktur möglich
Betrieb
Privat gehostet – bei Ihnen oder bei uns
Die KI-Modelle laufen nie über öffentliche Dienste. Sie wählen, wo Ihr virtueller Mitarbeiter arbeitet.
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In Ihrer Infrastruktur
Die Modelle laufen auf Ihren Servern oder in Ihrer Cloud und damit vollständig in Ihrer Umgebung. Ihre Daten bleiben zu jedem Zeitpunkt bei Ihnen.
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In unserem deutschen Rechenzentrum
Wir betreiben die Modelle für Sie in Deutschland – DSGVO-konform, ohne Umweg über ausländische Plattformen, inklusive Wartung und Updates.
Compliance
Klare Berechtigungen, lückenlose Nachweise
Jeder virtuelle Mitarbeiter arbeitet mit dem geringstmöglichen Recht und wird von Menschen beaufsichtigt. Was er tut, bleibt vollständig nachvollziehbar – für Ihre Revision und Ihre Kundschaft.
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DSGVO & BDSG: TNI arbeitet als Auftragsverarbeiter, ein AVV steht auf Wunsch bereit – Verarbeitung ausschließlich im vereinbarten Betrieb.
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Privat gehostete Modelle: keine öffentlichen KI-Dienste, keine Drittland-Übermittlung; Betrieb in Deutschland oder in Ihrer Infrastruktur.
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Minimale Berechtigungen: Jede Rolle kann nur, was sie soll – Buchhaltung erfasst, aber gibt nicht frei; Support erstellt Tickets, aber antwortet nicht im Namen Ihres Unternehmens.
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Lückenloses Protokoll: Jede Aktion wird aufgezeichnet und ist revisionssicher nachvollziehbar. Sie sehen, wer wann was veranlasst hat und wer freigegeben hat.
Technologien
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